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Aufbau einer Veranstaltung im Innenhof einer mallorquinischen Possessió am späten Nachmittag, mit Technikern, die ein Line-Array-Modul an einem Hubturm hochziehen, offenen Flightcases im Kies und unter Kabelbrücken geführten Leitungen

Technischer Ratgeber

Veranstaltungsaufbau
und Produktion

Die Stunden, die niemand sieht. Wie eine Veranstaltung geplant, aufgebaut, eingemessen und wieder abgebaut wird: Phasen, Zeitpläne, Pläne, Strom, Sicherheit, Koordination der Gewerke und die Zwischenfälle, die immer kommen.

Aktualisiert August 2026 · 20 Min. Lesezeit · FØNØY Sound

Eine Veranstaltung von fünf Stunden wird in acht Stunden aufgebaut und in drei wieder abgebaut. Dieses Verhältnis — das in einem Angebotsgespräch fast nie zur Sprache kommt — erklärt, warum zwei Dienstleister mit demselben Material unterschiedliche Ergebnisse abliefern, warum eine Veranstaltung schon ab zehn Uhr morgens hinterherhinkt, ohne dass jemand genau sagen könnte, wann es kippte, und warum die Hälfte der Probleme eines Samstagabends an einem Dienstagnachmittag in einer Tabelle entschieden wurde.

Dieser Ratgeber handelt von diesen Stunden. Nicht davon, welcher Lautsprecher der richtige ist — das steht im Ratgeber zur Tontechnik —, sondern davon, wie die Arbeit rund um das Material geordnet wird: in welche Phasen sich ein Aufbau gliedert, wie sich die Stunden verteilen, welche Unterlagen es braucht und in welcher Reihenfolge die Gewerke in einen Finca-Innenhof fahren, in den immer nur eines gleichzeitig passt.

Geschrieben ist er aus der Praxis seit 2014 auf Mallorca, und deshalb steckt er voller Details, die nur hier zählen: Zufahrten mit Trockensteinmauern zu beiden Seiten, Fincas mit einphasigen 25-Ampere-Anschlüssen, der Embat, der im Juli jeden Nachmittag zur selben Zeit einsetzt, und die absolute Gewissheit, dass an einem Samstagabend im August auf der ganzen Insel kein Fachhandel mehr geöffnet hat. Wenn Ihre Veranstaltung im Freien stattfindet, ist der Ratgeber zur Beschallung von Outdoor-Events die direkte Ergänzung zu diesem hier.

In diesem Ratgeber

  1. 01 · Die sechs Phasen eines Aufbaus
  2. 02 · Der Zeitplan und seine Meilensteine
  3. 03 · Technische Rider und Bestuhlungsplan
  4. 04 · Anlieferung, Abtransport und Zufahrten
  5. 05 · Der Strom des Aufbaus
  6. 06 · Sicherheit, Arbeitsschutz und Rigging
  7. 07 · Alle Gewerke koordinieren
  8. 08 · Werkzeug und Verbrauchsmaterial
  9. 09 · Produktion und technische Leitung
  10. 10 · Umgang mit Zwischenfällen
  11. → Typischer Zeitplan nach Größe
  12. → Checkliste vor der Veranstaltung
  13. → Häufige Fragen

01 — Die Struktur

Die sechs Phasen eines Aufbaus

Aufbausequenz im Innenhof einer mallorquinischen Finca: halb montierte Modulbühne, noch nicht aufgerichteter Hubturm, offene Flightcases und zwei Techniker, die einen Plan auf einer Kiste studieren

Jeder Aufbau, von der Trauung mit dreißig Gästen bis zum Festival, durchläuft dieselben sechs Phasen. Was sich ändert, ist die Dauer jeder einzelnen und die Zahl der Beteiligten — nicht die Reihenfolge und nicht die Art der Arbeit. Sie zu kennen hat einen sehr konkreten Nutzen: fast alle Katastrophen, die wir gesehen haben, erklären sich damit, dass jemand versucht hat, eine Phase zu überspringen oder zu halbieren.

1 · Planung

Beginnt mit der Auftragserteilung und endet am Vortag. Dazu gehören der Ortstermin, das Lesen der Rider, der Implantationsplan, die Stromberechnung, Genehmigungen und Lizenzen, der Zeitplan und der Ablaufplan. Es ist die einzige Phase, die kein Material kostet, und die das Ergebnis am stärksten bestimmt. Eine gut geplante Veranstaltung wird langweilig aufgebaut — und genau dieses Adjektiv sucht man.

2 · Vorbereitung und Verladung

Im Lager, am Vortag: Material nach Liste zusammenstellen, jedes Teil prüfen — nichts wird verladen, ohne eingeschaltet worden zu sein —, Racks und Verkabelung in beschrifteten Blöcken vorbereiten und das Fahrzeug in umgekehrter Aufbaureihenfolge beladen, sodass das zuerst Benötigte zuletzt eingeladen wurde. Eine schlecht geordnete Ladung macht aus vierzig Minuten Entladen zwei Stunden Kistenschieben.

3 · Aufbau

Vor Ort, in einer Reihenfolge, die nicht verhandelbar ist: zuerst Struktur und Bühne, dann die Stromverteilung, danach Rigging und Hubarbeit, anschließend Ton und Licht, zuletzt Verkabelung, Kabelschutz und Aufräumen der sichtbaren Fläche. Jeder Schritt hängt vom vorherigen ab. Einen Scheinwerfer zu hängen, bevor die Traverse nivelliert und ballastiert ist, heißt, ihn wieder abzunehmen, sobald jemand nivelliert.

4 · Einmessen und Soundcheck

Linecheck Kanal für Kanal, Systemeinmessung mit Messtechnik, Subwoofer-Alignment, Frequenzscan und Koordination der Funkstrecken, Ausrichten und Programmieren des Lichts sowie Probe mit Band oder DJ, falls vorhanden. Das ist die Phase, die gekürzt wird, wenn der Aufbau hinterherhinkt — und genau sie trennt eine Veranstaltung, die vom ersten Titel an gut klingt, von einer, die den ganzen Abend einem Problem hinterherläuft.

5 · Veranstaltung

Betrieb live: Mischung, Szenenwechsel zwischen den Blöcken, Pegelführung, Reaktion auf Wünsche der Kundschaft und Überwachung des Systems. Technische Arbeit besteht hier zum großen Teil aus Antizipation — das Problem kommen sehen — und im Übrigen daraus, nicht im Weg zu stehen. Ein Techniker, der während der Veranstaltung auffällt, ist meist ein Zeichen dafür, dass etwas vorher nicht gelöst wurde.

6 · Abbau

Der Aufbau rückwärts, nachts, müde und unter Zeitdruck. Es ist die Phase mit den meisten Zwischenfällen im ganzen Prozess: Schäden am Material, vergessene Kabel, verlorene Kleinteile. Sie wird beherrscht durch ein Ausgangsinventar gegen die Ladeliste und durch die Disziplin, vor jedem Handgriff spannungsfrei zu schalten. Was beim Abbau nicht kontrolliert wird, taucht als Fehler bei der nächsten Veranstaltung wieder auf.

Das Verhältnis zwischen den Phasen ist erstaunlich stabil. Bei einer Finca-Hochzeit mit zweihundert Gästen verbraucht die Planung sechs bis zehn Stunden Bürozeit, verteilt über Wochen; die Vorbereitung im Lager einen halben Tag; der Aufbau sechs bis acht Stunden mit drei oder vier Personen; das Einmessen gut anderthalb Stunden; die Veranstaltung fünf bis sechs Stunden; und der Abbau zweieinhalb bis drei. Zusammengerechnet übersteigt die unsichtbare Arbeit die sichtbaren Stunden um das Drei- bis Vierfache.

Tipp Mallorca

Die auf der Insel am meisten unterschätzte Phase ist die erste, und darin konkret der Ortstermin. Eine Finca im Inselinneren zu kalkulieren, ohne dort gewesen zu sein, ist Raten: Man weiß nicht, ob der Lkw hineinkommt, ob es Drehstrom gibt oder nur einen einphasigen 25-Ampere-Anschluss, ob der gepflasterte Innenhof den Schall zurückwirft, wo das Nachbarhaus steht und aus welcher Richtung um sieben Uhr abends der Wind kommt. Ein Ortstermin kostet einen halben Vormittag und erspart die Mehrkosten, die sonst — immer zur Unzeit — am Morgen des Aufbaus auftauchen.

02 — Die Uhr

Der Zeitplan und seine Meilensteine

Ausgedruckter Ablaufplan mit Aufbauzeiten, mit Klammern auf einem Flightcase befestigt, daneben ein Funkgerät und ein Marker, im Innenhof einer mallorquinischen Finca am Vormittag

Ein Aufbauzeitplan ist keine Aufgabenliste, sondern eine Liste von Meilensteinen mit Uhrzeit, von denen jeder den nächsten blockiert. Er wird rückwärts gebaut, ausgehend von der Ankunft der Gäste, und diese Richtung ist entscheidend, weil nur sie zeigt, ob der Plan in den Tag passt. Vorwärts geschrieben wirkt jeder Zeitplan machbar; rückwärts geschrieben tauchen sofort die zwei, drei Stunden auf, die fehlen.

Die Meilensteine, die feststehen müssen

Zutritt zum Gelände. Zeitpunkt, zu dem die Struktur steht. Zeitpunkt, zu dem stabil Strom anliegt. Zeitpunkt, zu dem die Bühne für den Soundcheck frei ist. Beginn und Ende des Soundchecks. Ankunft der Gäste. Musikschluss laut Genehmigung. Räumung des Geländes. Acht geschriebene Uhrzeiten, nicht acht Absichten.

Der Punkt ohne Wiederkehr

Es gibt eine Uhrzeit, ab der sich die Konfiguration nicht mehr ändern lässt: einen Subwoofer zu versetzen, eine Delay-Linie zu ergänzen oder den Regieplatz umzustellen ist nicht mehr möglich, sobald die Dekoration steht und die Gäste eintreffen. Diese Uhrzeit schriftlich festzulegen — und laut auszusprechen — erspart das unmögliche Gespräch um neun Uhr abends.

Auf diese Meilensteine werden zwei praktische Regeln angewandt. Die erste ist der Puffer: zwischen dem Ende des technischen Einmessens und dem ersten Gast muss mindestens eine Stunde Reserve liegen, nicht null. Dieser Puffer fängt den verspäteten Lkw ab, den auslösenden FI-Schalter und das leere Mikrofon — und er ist das Erste, was geopfert wird, wenn optimistisch geplant wurde. Die zweite ist die Gewerkeregel: auf engem Raum können nicht zwei Gewerke gleichzeitig an derselben Stelle arbeiten, also verteilt der Zeitplan nicht nur Zeit, sondern auch Fläche.

Das Dokument, das all das greifbar macht, ist der Ablaufplan: eine Seite mit Uhrzeiten, Dienstleistern, einer verantwortlichen Person je Block und einer Telefonnummer pro Firma. Er geht mindestens eine Woche vorher an alle Beteiligten — auch an die Location — und wird für den Aufbautag auf Papier gedruckt, denn auf einer Finca im Inselinneren ist Mobilfunkempfang eine Hypothese. Ein Ablaufplan, der nur im Kopf der organisierenden Person existiert, ist kein Zeitplan, sondern eine Absicht.

Tipp Mallorca

Im Juli und August gehört der Verkehr als eigener Meilenstein in den Zeitplan. Die Vía de Cintura in Palma und die Ausfallstraßen Richtung Llevant und Pla stehen am späten Vormittag und noch einmal am Nachmittag, und eine Fahrt, die im März vierzig Minuten dauert, dauert im August achtzig. Wir verlegen die Anfahrt zu Fincas rund um Artà, Capdepera und Son Servera auf vor acht Uhr morgens; im übrigen Jahr wäre das unnötig, in der Hochsaison ist diese Abfahrtszeit der Unterschied zwischen einem ruhigen Aufbau und einem Aufbau mit dem Catering im Nacken.

03 — Die Unterlagen

Technische Rider und Bestuhlungsplan

Bemaßter Bestuhlungsplan einer Veranstaltung und ein technischer Rider, ausgebreitet auf einem Arbeitstisch neben Zollstock und Marker, mit warmem Seitenlicht

Ein Aufbau wird mit zwei Dokumenten geführt: dem Rider, der sagt, was jeder Act braucht, und dem Bestuhlungsplan, der sagt, wo alles hinkommt. Ohne das erste kauft man Material blind ein; ohne das zweite diskutiert man um neun Uhr morgens über die Bühnenposition, während der Kran wartet. Ab einer gewissen Größe ist keines von beiden optional, und beide sollten Wochen vorher existieren, nicht am Vortag.

Technischer Rider

Kommt vom Act oder dessen Technik und enthält die Kanalliste, den Bühnenplan, die geforderte PA, die Zahl der Monitorwege, das Backline, die benötigte Anschlussleistung, das erforderliche Personal und die Zeiten für Anlieferung und Soundcheck. Beim Lesen muss man die echte Anforderung — Kanäle, Wege, Maße, Zeiten — von der Markenpräferenz trennen, hinter der fast immer ein „oder gleichwertig“ steht. Er wird beim Buchen des Acts angefordert; ein Rider, der zehn Tage vorher eintrifft, bedeutet meist, das Budget neu aufzumachen.

Bestuhlungsplan

Die maßstäbliche Zeichnung der Fläche mit allem, was darauf steht: Bühne, Tanzfläche, Tische, Bar, Empfangsbereich, Fotowand, Zugänge, Fluchtwege und Sanitärbereiche. Sie muss bemaßt sein — echte Meter, keine ungefähren Proportionen —, denn aus diesen Maßen ergeben sich Beschallungsdistanzen, Kabellängen und die Entscheidung, ob Delay-Linien nötig sind. Ein Plan ohne Maßstab ist eine hübsche Skizze und taugt zu keiner Berechnung.

Technischer Implantationsplan

Die Ebene, die über den vorigen gelegt wird: Position von Tops und Subwoofern, Regieplatz, Standorte von Racks und Verteilern, Kabelwege, Einspeisepunkt oder Standort des Aggregats sowie Anschlag- und Ballastpunkte. Es ist das Dokument, mit dem sich vor dem Aufbau mit Kundschaft und Dekoration diskutieren lässt — wenn ein Stack noch per Mausklick zu verschieben ist und nicht in vierzig Minuten und einer Diskussion.

Ablaufplan und Produktionsdossier

Das Masterdokument, das Zeitplan, Kontakte, Pläne, Rider, Zufahrten, Parksituation, Auflagen der Location, Schlusszeiten und Plan B zusammenführt. Bei großen Veranstaltungen heißt es Produktionsdossier und hat zwanzig Seiten; bei einer Hochzeit passt es auf zwei. Der Umfang ist egal: entscheidend ist, dass es nur eines gibt und alle mit derselben Fassung arbeiten.

Es gibt einen Abgleich zwischen den Dokumenten, den man immer machen sollte und fast niemand macht: prüfen, ob der Stage Plot des Acts physisch auf die gebuchte Bühne passt. Ein Rider, der sechs Meter Breite und vier Meter Tiefe verlangt, passt nicht auf ein Podest von drei mal zwei — und das erkennt man an zwei Zahlen, nicht am Aufbautag. Dasselbe gilt für die Leistung: Wenn das Backline 6 kW verlangt und die Finca insgesamt 5,5 kW nutzbar hat, gibt es am Veranstaltungstag keine technische Lösung; es gibt eine Produktionsentscheidung, die Wochen vorher hätte fallen müssen.

Tipp Mallorca

Viele Fincas und Possessions der Insel kursieren mit einem Verkaufsplan, der die Fläche vermarkten und nicht bebauen soll: ohne Maße, mit gedrehtem Norden und einem Innenhof, der größer gezeichnet ist, als er ist. Wir nehmen den Plan beim Ortstermin grundsätzlich selbst mit dem Laser-Entfernungsmesser auf, auch wenn die Location bereits einen geschickt hat. Eine halbe Stunde Messen erspart die klassische Entdeckung, dass zwischen Kreuzgangsäule und Mauer 2,80 m liegen und die gebuchte Bühne 3 m misst.

Was jeder Ortstyp der Insel technisch verlangt — Fincas, Hotels, Beachclubs, Weingüter — schlüsseln wir Location für Location im Ratgeber zu Event-Locations auf Mallorca auf.

04 — Die Logistik

Anlieferung, Abtransport und Zufahrten

Entladen von Tontechnik aus einem Transporter auf der Zufahrt einer mallorquinischen Finca, mit Flightcases auf einem Rollwagen, Schutzplatten auf dem Pflaster und Trockensteinmauern zu beiden Seiten

Das Entladen ist der Teil des Aufbaus, der von Veranstaltung zu Veranstaltung am stärksten schwankt — und der am schlechtesten geschätzt wird. In einem Stadthotel mit Laderampe und Lastenaufzug ist ein kompletter Aufbau in vierzig Minuten drin. Auf einer Finca im Inselinneren mit fünfhundert Metern Feldweg, einem Torbogen von zwei Meter achtzig und einer Kiesauffahrt braucht dasselbe Material zwei Stunden und eine Person mehr. Und dieser Unterschied lässt sich am Veranstaltungstag nicht mehr auflösen: er gehört ins Angebot und in den Zeitplan.

Was beim Ortstermin gemessen wird

Lichte Breite und Höhe von Toren und Bögen, Wendekreis des letzten Abschnitts, Steigung und Untergrund des Wegs, tatsächliche Distanz vom Halteplatz des Fahrzeugs bis zur Aufbaufläche, Stufen und Höhenunterschiede dazwischen, und ob es einen Aufzug oder Lastenaufzug gibt und welche Innenmaße dieser hat. Alles in Metern, notiert. „Man kommt gut hin“ ist keine Angabe.

Was das Fahrzeug bestimmt

Nicht die Materialmenge, sondern die engste Stelle der Strecke. Auf Mallorca ist diese Beschränkung so bestimmend, dass oft am Finca-Eingang vom Lkw auf einen kleinen Transporter umgeladen werden muss — mit dem entsprechenden Zeit- und Personalaufwand. Besser man weiß das im Angebot, als man entdeckt es mit dem Lkw zwischen zwei Trockensteinmauern.

Die Ladereihenfolge im Lager ist die andere Hälfte der Sache, und sie ist rein mechanisch: geladen wird in umgekehrter Aufbaureihenfolge. Struktur und Bühne nach hinten — sie kommen zuerst heraus —, danach Stromverteilung und Leitungen, dann Tops und Subwoofer, zuletzt Werkzeug, Verbrauchsmaterial und Mikrofonie, die am Ende gebraucht und am häufigsten gesucht werden. Nach Größe statt nach Sequenz zu laden wirkt im Lager effizienter und kostet vor Ort eine Stunde.

Material rollt oder wird zu zweit getragen: Transportwagen und Rollen an Flightcases sind kein Oberklasse-Luxus, sondern Arbeitsschutz, denn die meisten Verletzungen in diesem Beruf passieren beim Entladen und nicht beim Aufbau. Und es gibt eine Höflichkeitsregel, die zugleich wirtschaftlich ist: den Boden schützen. Platten oder Teppich auf dem Pflaster eines historischen Innenhofs, Bohlen auf dem Rasen und auf keinen Fall einen Subwoofer über einen Tonfliesenboden schleifen. Eine Schramme im Stein einer Possessió ist ein Gespräch mit der Eigentümerschaft, das sich nicht mit einer Entschuldigung erledigt.

Tipp Mallorca

Die Feldwege der Insel haben zwei Eigenheiten, die auswärtige Dienstleister überraschen: Trockensteinmauern verzeihen nichts — kein Seitenstreifen, kein Spielraum, und eine denkmalgeschützte Mauer zu streifen ist ein ernstes Problem — und viele Fincas teilen sich die Zufahrt mit Nachbarn, die ein Wegerecht haben. Man sollte nach der tatsächlich nutzbaren Breite fragen und danach, ob der Weg zu bestimmten Zeiten belegt ist, und Kennzeichen und Kontakt der fahrenden Person immer im Ablaufplan führen, falls das Fahrzeug kurzfristig weg muss.

05 — Die Grundlage von allem

Der Strom des Aufbaus

Geöffneter mobiler Stromverteiler mit Fehlerstrom- und Leitungsschutzschaltern an einer Steinmauer, mit CEE-Leitungen, die zum Boden führen und unter Kabelbrücken geschützt sind, in bernsteinfarbenem Dämmerlicht

Der Strom wird als Erstes aufgebaut und als Letztes abgebaut, und er ist die häufigste Ursache dafür, dass eine Veranstaltung komplett stillsteht. Es geht dabei weder um Ton noch um Licht: es ist eine vollständige temporäre Elektroinstallation mit Verteilung, Schutzorganen und Erdung, die in wenigen Stunden entsteht und in derselben Nacht wieder verschwindet. Sie als „Anlage einstecken“ zu behandeln ist der Ursprung von neunzig Prozent aller Schrecksekunden.

Stromverteiler

Der eine Punkt, von dem aus alles verteilt wird, mit Hauptschalter, Fehlerstromschutzschaltern und einem Leitungsschutzschalter je Abgang. Er ermöglicht etwas Wesentliches: dass ein Fehler eine Leitung abwirft und nicht die ganze Veranstaltung. Er steht zugänglich, gekennzeichnet, vor Regen und Gästeverkehr geschützt, und die Belegung der Abgänge steht auf dem Deckel — damit um zwei Uhr nachts niemand raten muss.

Fehlerstromschutz und Selektivität

Der Personenschutz ist nicht verhandelbar: 30-mA-RCD auf allen allgemeinen Abgängen. Das praktische Problem ist, dass die Schaltnetzteile von LED-Treibern und Audioelektronik Ableitströme erzeugen, die sich addieren, und ein einziger RCD für die ganze Veranstaltung löst aus, ohne dass ein Defekt vorliegt. Die Lösung ist nicht, ihn wegzulassen, sondern aufzuteilen: mehrere RCDs mit jeweils wenigen Verbrauchern, und vom passenden Typ für Installationen mit Elektronik.

Erdung

Ohne eine ordentliche Erdung schützt der RCD nicht und die Audioanlage zieht sich Störgeräusche ein. Bei einem bestehenden Anschluss prüft man, ob die Erdung vorhanden ist und die geforderten Werte einhält; beim Aggregat muss sie eigens hergestellt werden, mit Erdspieß und Neutralleiterbehandlung nach Vorgabe des Geräts. Sie erklärt auch die Hälfte aller Brummprobleme: ein großer Teil der „Tonstörungen“ einer Veranstaltung ist in Wahrheit ein Erdungs- und Masseschleifenproblem.

Aufteilung nach Gewerken

Ton, Licht und Catering laufen auf getrennten Abgängen, der Ton auf dem saubersten und stabilsten. Der Grund ist konkret: Regeneriergeräte, Kühlzellen und Eismaschinen des Caterings sind große Lasten, die selbsttätig an- und abschalten, und sich eine Leitung mit ihnen zu teilen bedeutet Spannungseinbrüche und früher oder später ein Auslösen mitten im ersten Tanz.

Dimensionieren heißt, reale Verbräuche mit Reserve zu addieren, statt dem Etikett der Location zu glauben. Eine Hochzeit mit zweihundert Gästen mit Ton, Tanzflächen- und Dekorationslicht bewegt sich um 15 bis 25 kW Spitzenlast; das Catering kann allein ebenso viel oder mehr verlangen. Viele mallorquinische Fincas haben einen einphasigen Anschluss mit 25 oder 30 A — rund 5,5 bis 6,6 kW nutzbar —, der nicht einmal für den Anfang reicht. Das ehrliche Gespräch ist dann das über das Aggregat: schallgedämmt, mit Reserve über der erwarteten Spitze dimensioniert, in Abstand aufgestellt und mit dem Auspuff vom Publikum weg, mit Kraftstoff für die ganze Nacht und mit einem Lasttest am Nachmittag, nicht um elf Uhr abends.

Der letzte Abschnitt ist das Kabel. Lange Strecken erzeugen Spannungsfall, also wird der Querschnitt nach Distanz berechnet und nicht nach Gewohnheit; Leitungen queren Laufwege unter Kabelbrücken oder Kanälen — niemals mit Klebeband und gutem Willen —; und Außenverbindungen liegen erhöht, denn die automatische Gartenbewässerung springt um drei Uhr nachts von selbst an und hat schon mehr als einen Abbau ruiniert. Bevor das Gesamtsystem unter Spannung geht, wird mit der Stromzange gemessen und an jeder Steckdose Polarität und Erdung mit einem Prüfstecker kontrolliert: zwei Minuten Prüfung, die eine Nacht voller Vermutungen ersetzen.

Tipp Mallorca

„Hier war immer genug Strom da“ ist der Satz, der uns in zwölf Jahren am teuersten zu stehen kam. Auf vielen Fincas im Inselinneren ist die Installation alt, mit Schutzorganen, die niemand geprüft hat, und einem Anschluss, der für ein Wohnhaus gedacht ist und nicht für eine Veranstaltung. Wir messen beim Ortstermin ausnahmslos mit der Stromzange und entscheiden anhand dieser Zahl. Und wenn die Veranstaltung von der Installation der Finca abhängt, nehmen wir trotzdem ein kleines Aggregat als Rückfallebene für die kritischen Abgänge mit: es kostet wenig und macht aus einem Totalausfall eine Anekdote von dreißig Sekunden.

06 — Das Unverhandelbare

Sicherheit, Arbeitsschutz und Rigging

Techniker mit Helm und Handschuhen prüft eine Rundschlinge und einen Schäkel am Fuß eines mit Sandsäcken ballastierten Hubturms, vor einer mallorquinischen Finca am späten Nachmittag

Das ist der Teil des Ratgebers, der am wenigsten gelesen wird, und der einzige, in dem sich ein Fehler nicht korrigieren lässt. Ein Veranstaltungsaufbau ist eine temporäre Baustelle: es gibt hängende Lasten, Höhenarbeit, provisorischen Strom, rangierende Fahrzeuge — und kurz darauf hunderte Menschen unter alledem. Die Regeln sind keine Bürokratie: sie sind der Grund, warum das tausendfach hintereinander gutgeht.

Grundlegender Arbeitsschutz

Sicherheitsschuhe immer, Handschuhe beim Umgang mit Struktur, Helm unter hängenden Lasten und Auffanggurt bei Höhenarbeit. Aufbaufläche abgegrenzt und ohne Publikum. Nicht unter einer angehobenen Last arbeiten und keine angehobene Last unbeaufsichtigt lassen. Eigenes Arbeitslicht für den Abbau: die meisten Verletzungen passieren nachts, im Dunkeln und in Eile.

Lasten und Anschlagpunkte

Jedes Rigging-Element — Rundschlingen, Schäkel, Kettenzüge, Klemmen — hat eine angegebene zulässige Arbeitslast, und diese Zahl gilt, nicht die Bruchlast. Die Anschlagpunkte einer alten Finca sind keine Rigging-Punkte: ein zweihundert Jahre alter Wacholderbalken hat kein Traglastzertifikat, und daran zu hängen, weil er „stabil aussieht“, ist genau die Art von Entscheidung, die man nicht trifft.

Hubtürme und Traversen haben zwei Randbedingungen, die leicht vergessen werden. Die erste ist Ballast und Nivellierung: ein Turm wird lotrecht auf festem Untergrund aufgestellt, mit ausgefahrenen Stützen und dem vom Hersteller vorgegebenen Gegengewicht, und es wird nicht mehr Last aufgezogen als angegeben. Die zweite ist der Wind, und im Freien ist sie die ernstere: jede Struktur hat eine zulässige Höchstwindgeschwindigkeit, und oberhalb davon lautet die Antwort ablasten oder abbauen, nicht abwarten. Jede Fläche, die Segelwirkung erzeugt — eine Plane, ein Backdrop, ein Banner —, vervielfacht die Kräfte auf die Struktur und verändert diese Rechnung vollständig.

An Unterlagen gehört vor dem Aufbau Konkretes auf den Tisch: gültige Betriebshaftpflicht mit Datum und Deckungssumme, Zertifikate und Konformitätserklärungen der Strukturen und Hebemittel, Aufbauplan mit Zeitplan und Personal sowie eine Gefährdungsbeurteilung, wenn die Größe der Veranstaltung sie verlangt. Viele Locations und ein großer Teil der Gemeinden auf der Insel fordern sie an — und immer mit achtundvierzig Stunden Vorlauf, also genau dann, wenn sie nicht mehr zu beschaffen sind. Man fordert sie bei der Beauftragung an, nicht beim Aufbau.

Tipp Mallorca

Der Wind der Insel ist vorhersehbar und gehört als Planungsgröße behandelt. Der Embat setzt im Sommer am Nachmittag ziemlich pünktlich vom Meer her ein, und die Tramuntana-Böen in der Serra können eine erhöhte Struktur binnen Minuten unhaltbar machen. Wir prüfen die Böenvorhersage — nicht die des mittleren Winds — achtundvierzig Stunden vorher und noch einmal am Morgen des Aufbaus, und für jede erhöhte Struktur im Freien legen wir schriftlich den Schwellenwert fest, ab dem abgelassen wird. Das um sieben Uhr abends mit der Kundschaft und stehender Struktur zu diskutieren ist kein Gespräch, sondern ein Problem.

07 — Die Reihenfolge

Alle Gewerke koordinieren

Mehrere Teams arbeiten gleichzeitig im Innenhof einer mallorquinischen Finca während des Aufbaus: Zeltbauer, Tontechniker mit Lautsprecherboxen, Floristinnen mit Tischgestecken und Servicekräfte beim Eindecken, im Abendlicht

Bei einer mittleren Veranstaltung fahren fünf bis acht verschiedene Firmen am selben Tag auf dieselbe Fläche: Zelt, Bühne, Ton und Licht, Mobiliar, Dekoration und Floristik, Catering, Fotografie und mitunter Medientechnik. Alle halten ihren Teil für den bestimmenden, und alle haben ein bisschen recht. Was den Stau verhindert, ist nicht guter Wille, sondern eine vorab festgelegte Reihenfolge, durchgesetzt von jemandem mit der Befugnis dazu.

1 · Struktur und Bühne

Zelt, Podest, Traversen und Türme. Das ist, was die Fläche mit Maschinen belegt und die realen Maße definiert, auf denen alle anderen arbeiten. Alles, was vorher hineinkommt, muss beiseitegeräumt werden; alles, was nach dem Stehen der Struktur montiert wird, wird nur einmal montiert.

2 · Strom

Verteiler, Abgänge und Steckdosen für alle, Catering und Dekoration eingeschlossen. Er kommt vor dem Rest, weil die anderen Gewerke ihn zum Arbeiten brauchen und weil die Leitungen unter dem liegen müssen, was darüber gebaut wird — Teppich, Podest, Mobiliar — und nicht zwischen bereits gedeckten Tischen mäandern dürfen.

3 · Ton und Licht

Tops, Subwoofer, Scheinwerfer, Verkabelung und Einmessen. Das braucht freie Fläche und eigenen Lärm: Licht auszurichten und Soundcheck zu fahren, während fünfzig Personen ringsum Tische eindecken, ist für alle langsam. Es ist das Gewerk, das am meisten davon profitiert, ein exklusives Zeitfenster zu haben, und sei es ein kurzes.

4 · Mobiliar, Dekoration und Floristik

Kommt, wenn die Technik steht, denn diese Arbeit ist die sichtbare und die, auf die man danach nicht mehr treten darf. Hier entsteht der klassische Konflikt: die Dekoration, die eine Box oder einen Scheinwerfer verdeckt, oder das Tischgesteck, das genau vor dem Regieplatz landet. Wenn der Implantationsplan geteilt wurde, dauert das Gespräch eine Minute.

5 · Catering

Baut zuletzt auf und verbraucht am meisten Strom. Es braucht seinen Officebereich, eigene Stromabgänge und freie Wege für den Service. Den Standort von Öfen und Kühlzellen vor dem Veranstaltungstag mit ihnen zu klären, erspart die späte Entdeckung, dass die einzige freie Steckdose die der Tonanlage ist.

Das Koordinationsinstrument ist keine Nachrichtenkette, sondern ein Ablaufplan mit Anfahrtszeiten je Firma, benannter verantwortlicher Person je Gewerk und einer Telefonnummer pro Firma, eine Woche vorher verschickt und von allen bestätigt. Ab einer gewissen Größe kommt eine Koordinationsbesprechung zwei Wochen vorher dazu — eine halbe Stunde, persönlich oder per Video, mit dem Plan auf dem Tisch —, die mehr Probleme löst als zwanzig E-Mails. Und während des Aufbaus braucht es eine einzige Instanz, die in Echtzeit entscheidet: wenn zwei Gewerke sich in die Quere kommen, muss jemand sagen, wer wartet.

Es lohnt sich, Wartezeiten mit den Augen der Kalkulation zu betrachten. Ein Team aus drei Technikern, das neunzig Minuten steht, weil das Zelt hinterherhinkt, sind viereinhalb verlorene Arbeitsstunden, die jemand bezahlt — in Geld oder in Qualität, weil diese anderthalb Stunden später beim Einmessen fehlen. Das ist der eigentliche Grund, warum ein realistischer Zeitplan billiger kommt als ein optimistischer, auch wenn es auf dem Papier umgekehrt aussieht.

Tipp Mallorca

Bei internationalen Hochzeiten — auf Mallorca die Mehrheit — wird der Aufbau oft in drei Sprachen gleichzeitig koordiniert: das Paar auf Englisch oder Deutsch, die Hochzeitsplanung auf Spanisch und die Aufbauteams auf Mallorquinisch. Der geschriebene Ablaufplan mit Uhrzeiten statt Beschreibungen ist das, was verhindert, dass unterwegs eine Nuance verlorengeht. Wir verschicken ihn in der Sprache der Kundschaft und auf Spanisch, und vor Ort arbeiten wir mit den Uhrzeiten — die versteht jeder.

Was jedes Musikformat an Bühne, Kanälen und Soundcheckzeit verlangt, ist im Ratgeber zu Musik und Unterhaltung aufgeschlüsselt.

08 — Der Werkzeugkoffer

Werkzeug und Verbrauchsmaterial

Geöffneter Werkzeugkoffer eines Veranstaltungstechnikers auf einem Flightcase, mit Schlüsseln, Multimeter, schwarzen Gaffa-Rollen, Kabelbindern, Stirnlampe und geordneten Stromadaptern

Ein Aufbau scheitert häufiger an einem fehlenden Kabelbinder als an einer defekten Box. Werkzeug und Verbrauchsmaterial sind der Teil des Inventars, den niemand kalkuliert, niemand vorzeigt und alle brauchen — und ihr Fehlen zahlt sich immer im schlechtesten Moment: wenn kein Laden mehr offen hat und noch vierzig Minuten bis zum ersten Gast bleiben.

Werkzeug

Satz Maulschlüssel und Ratsche — der 19er ist der für die Traverse und verschwindet immer —, Schlitz- und Kreuzschraubendreher, Zangen und Seitenschneider, Cutter, Zollstock und Laser-Entfernungsmesser, Wasserwaage, Akkuschrauber mit geladenem Akku, Leiter, eine Stirnlampe pro Person, und für den elektrischen Teil Multimeter, Steckdosenprüfer mit Polaritäts- und Erdungsprüfung sowie Stromzange.

Verbrauchsmaterial

Schwarzes Gaffa — und zwar mattes, nicht glänzendes, für alles Sichtbare —, doppelseitiges Klebeband, Markierungsband, Kabelbinder in drei Größen, Klettband zum Aufwickeln, Kabelbrücken und Kanäle, Ballastsäcke, loses Schraubmaterial, Sicherungen, AA- und 9-V-Batterien in unanständiger Menge, und eine Tüte Adapter: Schuko, CEE, PowerCon, XLR Stecker-Stecker und Buchse-Buchse, Klinke, Cinch und Miniklinke.

Dazu kommt das Set kritischer Ersatzteile, das eine Störung in eine Anekdote verwandelt: eine komplette Reserve-Funkstrecke, ein Netzwerkkabel und mehrere XLR als Ersatz, eine kleine Stützbox, ein zweiter Player mit der geladenen Musik der Veranstaltung, frische Batterien und ein Satz Lautsprecherkabel. Es steht in keinem Angebot und wird bei acht von zehn Veranstaltungen nicht gebraucht; bei der neunten bezahlt es das ganze Jahr.

Die Disziplin, die das trägt, sind Beschriftung und Rückführung. Jedes Kabel nach Länge und Typ beschriftet, jede Kiste mit Inhaltsangabe auf dem Deckel, und beim Abbau kommt alles zurück an seinen Platz, auch um vier Uhr morgens. Eine Leitung, die irgendwie aufgewickelt weggeräumt wird, ist drei Veranstaltungen später eine Leitung, die nicht funktioniert, und eine Verbrauchskiste, die niemand auffüllt, ist an dem Tag leer, an dem man sie braucht. Deshalb wird bei der Rückkehr ins Lager aufgefüllt, nicht vor der Abfahrt zum nächsten Termin.

Tipp Mallorca

Auf einer Insel ist das Ersatzteilset doppelt so viel wert. Wenn an einem Samstagabend im August um sieben Uhr auf einer Finca bei Artà ein Funkempfänger ausfällt, löst das in dieser Nacht kein Händler, kein Service und kein Kurier: das Teil ist bestenfalls einen Flug entfernt. Deshalb fahren wir grundsätzlich mit einem Duplikat von allem Kritischen los, auch wenn es nicht im Angebot steht. Ein Aufbau, der gerade so reicht, reicht nicht.

09 — Wer was entscheidet

Produktion und technische Leitung

Zwei Verantwortliche einer Veranstaltung prüfen gemeinsam Ablaufplan und Bestuhlungsplan neben der halb aufgebauten Bühne, mit Funkgeräten in der Hand und dem Finca-Innenhof im Hintergrund

Es sind zwei verschiedene Berufe, die bei kleinen Veranstaltungen dieselbe Person ausübt und die sich bei großen nicht gleichzeitig ausüben lassen. Sie zu verwechseln erzeugt ein sehr wiedererkennbares Problem: jemand verspricht der Kundschaft etwas, das technisch nicht hineinpasst, und der Konflikt zeigt sich, wenn kein Spielraum mehr bleibt.

Produktionsleitung

Führt das Projekt: Budget und wirtschaftlicher Abschluss, Beauftragung der Dienstleister, Genehmigungen und Lizenzen, Gesamtzeitplan, Personal, Transport, Unterkunft, Versicherungen und die Beziehung zu Kundschaft und Location. Sie entscheidet, was gemacht wird und mit welchen Mitteln, und hat den Blick auf die ganze Veranstaltung, nicht nur auf die Technik.

Technische Leitung

Verantwortet die Machbarkeit: Implantationspläne, Lesen und Übersetzen der Rider, Last- und Leistungsberechnung, Aufbauplan, strukturelle und elektrische Sicherheit, konkrete Materialauswahl und Führung der technischen Teams. Sie entscheidet, wie es gemacht wird — und hat vor allem die Befugnis zu sagen, was nicht geht.

Es gibt eine dritte Rolle, die am Veranstaltungstag auftaucht und bei der Kalkulation vergessen wird: die Abendspielleitung oder Bühnenleitung, die die Uhr führt, sobald Gäste im Haus sind. Sie gibt Einsätze, ruft die Band, koordiniert die Wechsel zwischen den Blöcken, spricht mit der Moderation und dem Catering und entscheidet spontan, ob die Rede vorgezogen wird, weil das Essen hinterherhinkt. Bei einer Hochzeit übernimmt diese Funktion meist die Hochzeitsplanung; bei einer Firmenveranstaltung mit festem Programm braucht es jemanden eigens dafür, denn wer ein Pult bedient, kann nicht zusätzlich das Drehbuch führen.

Die praktische Regel für die Trennung: solange es nur einen technischen Dienstleister, weniger als hundert Gäste und keine erhöhten Strukturen gibt, schafft eine Person alles. Sobald es eine Bühne, mehrere Gewerke, Acts mit Rider oder ein Programm mit festen Uhrzeiten gibt, braucht es mindestens zwei Köpfe — und es sollte schriftlich stehen, wer im Konfliktfall entscheidet. Diese Linie — wer das letzte Wort über die Uhr hat und wer über die Sicherheit — verhindert die Diskussionen um acht Uhr abends.

Tipp Mallorca

Auf der Insel kommt ein großer Teil der privaten Veranstaltungen mit einer Hochzeitsplanung, die Produktion macht, und ohne jemanden für die technische Leitung. Die Lücke zeigt sich immer an denselben Stellen: falsch geschätzte Anschlussleistung, Rider, die niemand mit dem realen Raum abgeglichen hat, und unmögliche Aufbauzeiten, weil sie verteilt wurden, ohne zu wissen, wie lange jedes Gewerk braucht. Wenn wir diesen Teil mitübernehmen, liegt der Unterschied nicht im Material: er liegt darin, dass Entscheidungen, die von einer Zahl abhängen, mit dieser Zahl vor Augen getroffen werden.

10 — Wenn etwas schiefgeht

Umgang mit Zwischenfällen

Techniker prüft mit Stirnlampe einen Stromverteiler während einer Abendveranstaltung auf einer mallorquinischen Finca, mit der bernsteinfarben beleuchteten Feier unscharf im Hintergrund

Die Zwischenfälle einer Veranstaltung sind nicht unendlich: es sind im Grunde fünf, sie wiederholen sich mit fast langweiliger Regelmäßigkeit, und für alle gibt es eine vorbereitete Antwort. Einen professionellen Aufbau erkennt man nicht daran, dass nichts passiert, sondern daran, dass das Passierte bereits eingeplant war und die Lösung nicht vor den Augen der Kundschaft erfunden wird.

Stromausfall

Der häufigste und spektakulärste, weil er Musik, Licht und Küche gleichzeitig mitnimmt. Die Vorbeugung sind die Aufteilung auf Abgänge und die Leistungsreserve; die Rückfallebene ist ein kleines Aggregat für die kritischen Abgänge oder mindestens eine USV für Pult und Processing, die den Neustart des Systems verhindert und die Minuten verschafft, um in Ruhe zu diagnostizieren.

Regen oder Wind

Wird mit einer Uhrzeit gelöst, nicht mit einer Plane. Im Vertrag wird eine Entscheidungszeit fixiert — vier bis sechs Stunden vor Eintreffen der Gäste —, zu der mit der Vorhersage vor Augen Plan A oder Plan B gewählt wird, und diese Entscheidung wird nicht revidiert. Plan B muss in einem Plan gezeichnet sein, nicht mündlich beschrieben: was drinnen aufgebaut wird, wie lange es dauert und was dabei verloren geht.

Verspätung eines Dienstleisters

Wird fast nie aufgeholt; was man tut, ist umsortieren. Deshalb muss der Zeitplan angeben, welche Aufgaben vorgezogen werden können, wenn das vorherige Gewerk hinterherhinkt, und welche nicht. Und deshalb ist der Puffer von einer Stunde vor Eintreffen der Gäste kein Luxus: er ist das einzige reale Werkzeug gegen fremde Verspätung.

Geräteausfall

Wird durch Redundanz an den Single Points of Failure abgedeckt: das Mikrofon der Trauung, der Player der Musik, das Netzwerkkabel zur Bühne. Man muss nicht das ganze System doppeln — das bezahlt niemand —, sondern die drei, vier Elemente identifizieren, deren Ausfall die Veranstaltung stoppt, und genau die doppelt mitführen.

Kurzfristige Änderung durch die Kundschaft

Die Trauung verlegen, Reden ergänzen, das Essen vorziehen oder eine Videoüberraschung einschieben. Meist machbar, wenn es rechtzeitig bekannt ist, und sehr teuer nach dem Punkt ohne Wiederkehr. Die richtige Antwort ist nicht „nein“, sondern in dreißig Sekunden zu erklären, was es bedeutet, und die Kundschaft mit dieser Information entscheiden zu lassen.

Hinter allen fünf steht dasselbe Prinzip: früh entscheiden. Fast jeder Zwischenfall hat eine günstige Lösung, wenn man ihn drei Stunden vorher angeht, und gar keine, wenn man ihn fünfzehn Minuten nach Beginn des Problems angeht. Deshalb ist am Plan B nicht der Inhalt das Entscheidende, sondern die Uhrzeit seiner Aktivierung — und deshalb gehört diese Uhrzeit neben die übrigen Meilensteine in den Vertrag.

Tipp Mallorca

Der Septemberschauer auf Mallorca ist kurz, heftig und sehr lokal: er kann zwanzig Minuten über einer Finca bei Binissalem niedergehen und einen Olivenhain sechs Kilometer weiter trocken lassen. Damit taugt die allgemeine Inselvorhersage wenig, und was hilft, ist das Kurzfristradar. Unsere Praxis ist einfach: alles, was nicht nass werden darf — Pult, Racks, Laptop —, steht ab der ersten Minute des Aufbaus überdacht, auch wenn der Tag klar ist, denn einen Regieplatz bei laufender Feier abzudecken ist deutlich teurer, als ihn um elf Uhr morgens abzudecken.

Der Anhaltspunkt

Typischer Zeitplan nach Größe

Richtwerte für Stunden und Personal bei einer Veranstaltung auf Mallorca mit Ton und Licht. Eine schwierige Zufahrt, eine erhöhte Struktur oder ein Aufbau mit mehreren Gewerken gleichzeitig verschieben jede dieser Zeilen eine Stufe nach oben.

Erhöhter Blick über den Innenhof einer mallorquinischen Finca am späten Nachmittag mit fast fertigem Aufbau: Bühne, Lautsprecher in Position, eingedeckte Tische und zwei Techniker am Regieplatz

Bis 50 · Empfang oder Trauung

Aufbau: 2–3 h am selben Tag, vormittags

Einmessen: 30–45 Min. Linecheck

Abbau: 1–1,5 h mit 2 Technikern

50–120 · Privatfeier

Aufbau: 4 h am selben Tag

Einmessen: 1 h mit Systemeinmessung

Abbau: 2 h mit 2–3 Technikern

120–250 · Hochzeit auf der Finca

Aufbau: 6–8 h ab früh, Gewerke überlappen

Einmessen: 1,5–2 h mit Messung und Bandprobe

Abbau: 2,5–3 h nachts mit 3–4 Technikern

250–500 · Firmenevent oder Gala

Aufbau: Vortag für Struktur plus 8 h am Tag

Einmessen: 3 h plus Programm- und Rednerprobe

Abbau: 4 h mit 5–6 Technikern

500+ · Konzert oder Festival

Aufbau: 1–2 volle Tage mit zertifiziertem Rigging

Einmessen: halber Tag System-Tuning und Proben

Abbau: 1 Tag mit 8 oder mehr Technikern in Schichten

Die Zufahrt bestimmt die Stunden, die Gewerke die Reihenfolge

Bevor die Türen aufgehen

Checkliste vor der Veranstaltung

Die vier Kontrollpunkte, die wir bei jeder Veranstaltung nutzen. Keine Wunschliste, sondern das, was geprüft wird, mit wem und zu welcher Uhrzeit.

Eine Woche vorher

  • Ablaufplan verschickt und von allen Dienstleistern und der Location bestätigt
  • Implantationsplan final und mit Dekoration und Catering geteilt
  • Rider erhalten und mit realer Bühne und Anschlussleistung abgeglichen
  • Unterlagen übergeben: Haftpflicht, Zertifikate der Strukturen, Aufbauplan
  • Musikschluss und Räumungszeit schriftlich bestätigt
  • Entscheidungszeit für Plan B festgelegt und der Kundschaft mitgeteilt

Am Vortag

  • Material zusammengestellt, Stück für Stück geprüft und umgekehrt verladen
  • Set kritischer Ersatzteile und Verbrauchsmaterial aufgefüllt und gezählt
  • Akkus geladen: Funkstrecken, Akkuschrauber, Lampen, Funkgeräte
  • Wind- und Regenvorhersage geprüft, Schwellenwert für Strukturen klar
  • Route, Abfahrtszeit und Kontakt der fahrenden Person bestätigt
  • Szenen und Presets in Ton- und Lichtpult vorbereitet

Am Tag, während des Aufbaus

  • Boden geschützt, bevor Material hereinkommt
  • Verteiler aufgebaut, Abgänge beschriftet und Verbrauch mit der Zange gemessen
  • Polarität und Erdung an jeder Steckdose geprüft, bevor Spannung anliegt
  • Strukturen lotrecht, ballastiert und innerhalb der angegebenen Last
  • Leitungen an allen Laufwegen geschützt
  • Frequenzscan und Koordination vor Ort durchgeführt

Die letzte Stunde

  • Vollständiger Linecheck, Kanal für Kanal, mit gespeicherter Szene je Block
  • Systemeinmessung und Subwoofer-Alignment an der Publikumsposition geprüft
  • Trauungsmikrofon und Ersatzgerät getestet, mit frischen Batterien
  • Reservemusik auf einem zweiten Player geladen
  • Regieplatz abgedeckt und Kabel aus den Laufwegen geräumt
  • Empfangsszene gefahren und Grundpegel eingestellt, bevor jemand hereinkommt

Was vorher nicht geprüft wird, entdeckt man vor den Gästen

Unser Blickwinkel

Ein guter Aufbau ist ein langweiliger Aufbau

Wenn wir in über einem Jahrzehnt Veranstaltungsaufbau auf dieser Insel eines gelernt haben, dann dass Heldentum beim Aufbau ein schlechtes Zeichen ist. Die Tage, an die man sich wegen der spontan gelösten Probleme erinnert, sind Tage, an denen Wochen vorher etwas schlecht geplant wurde. Ein Aufbau, der gelingt, ist zäh: Das Material kommt zur geplanten Zeit, es liegt Strom dort, wo er liegen sollte, jedes Gewerk fährt auf, wenn es dran ist, und um sieben Uhr abends bleibt eine gute Stunde, in der es nichts zu tun gibt.

Das hängt nicht am Material, sondern an drei günstigen Entscheidungen: den Ort vor der Kalkulation ansehen, den Zeitplan rückwärts ab der Ankunft der Gäste schreiben und schriftlich festhalten, wer was entscheidet. Keine der drei taucht auf einer Rechnung auf, und alle drei trennen eine ruhige Veranstaltung von einer, die sich den ganzen Tag selbst hinterherläuft.

Deshalb arbeiten wir seit 2014 mit eigenem Materialpark, mit Ortstermin bei jeder Veranstaltung im Freien, mit Technik vor Ort von Anfang bis Ende und mit einer einzigen Ansprechperson für Ton, Licht und Strom — der einfachsten Art zu verhindern, dass sich um neun Uhr abends jemand den Schwarzen Peter zuschiebt. Wie wir das anwenden, sehen Sie bei Hochzeiten, Firmenevents und Konzerten und Festivals, und was der Komplettservice umfasst, unter technischer Gesamtproduktion.

Häufige Fragen

Zu Aufbau und Produktion

Wie lange dauert der Aufbau von Ton und Licht für eine Hochzeit?
Bei einer Hochzeit mit 120 bis 250 Gästen auf einer Finca dauert der komplette Aufbau von Ton und Licht sechs bis acht Stunden mit drei bis vier Technikern, dazu anderthalb bis zwei Stunden Einmessen und Prüfen, bevor der erste Gast eintrifft. Als Faustregel rechnen wir damit, dass der Aufbau das Drei- bis Vierfache der technisch relevanten Veranstaltungsdauer beansprucht. Der Abbau geht schneller — zweieinhalb bis drei Stunden —, findet aber nachts und mit angesammelter Müdigkeit statt, und genau dann geht Material kaputt. Was einen Aufbau in die Länge zieht, ist selten das Material: es sind schlechte Zufahrten, Strom, der nicht dort liegt, wo er liegen sollte, und Wartezeiten, bis ein anderes Gewerk die Fläche freigibt.
Wer koordiniert am Veranstaltungstag alle Dienstleister?
Es sollte immer eine einzige Person diese Verantwortung tragen und befugt sein zu entscheiden: die Produktionsleitung, die Hochzeitsplanung oder — bei kleinen Veranstaltungen — der technische Dienstleister selbst, wenn die Kundschaft ihm das schriftlich überträgt. Was nicht funktioniert, ist Koordination im Konsens, bei der fünf Dienstleister im Innenhof aushandeln, wer zuerst hineindarf. Das konkrete Instrument ist ein gemeinsamer Ablaufplan mit Anfahrtszeiten je Dienstleister, Aufbaureihenfolge und einer Telefonnummer pro Firma, verschickt mindestens eine Woche vorher. Wenn ihn niemand geschrieben hat, koordiniert sich die Veranstaltung selbst — und das heißt: schlecht.
Was ist der Unterschied zwischen Produktionsleitung und technischer Leitung?
Die Produktionsleitung führt das Projekt: Budget, Verträge, Dienstleister, Genehmigungen, Zeitplan, Personal und Logistik. Sie spricht mit der Kundschaft und entscheidet, was gemacht wird. Die technische Leitung verantwortet die Machbarkeit: technische Pläne, Rider, Traglasten, Anschlussleistung, Sicherheit und Materialauswahl. Sie spricht mit den Technikern und entscheidet, wie es gemacht wird und was nicht geht. Bei weniger als hundert Gästen ist beides üblicherweise dieselbe Person, ohne dass etwas passiert. Ab zweihundertfünfzig Gästen, oder sobald es erhöhte Strukturen, eine Bühne, mehrere Gewerke und Künstler mit Rider gibt, ist die Trennung kein Luxus mehr: es sind zwei Vollzeitaufgaben, die sich gegenseitig blockieren, wenn ein einziger Kopf sie übernimmt.
Welche technischen Unterlagen sollte man vor der Veranstaltung anfordern?
Mindestens: eine gültige Betriebshaftpflichtversicherung mit Datum und Deckungssumme; Zertifikate der erhöhten Strukturen und der Rigging-Komponenten (Traversen, Türme, Rundschlingen, Schäkel, Kettenzüge), sofern vorhanden; einen Aufbauplan mit Zeitplan und Personal; und die elektrische Leistung, die das Gesamtsystem zieht, in kW und nach Phasen. Viele Locations und ein großer Teil der Gemeinden auf der Insel fordern sie an — und immer zu spät: sie tauchen achtundvierzig Stunden vor der Veranstaltung auf, wenn sie nicht mehr zu beschaffen sind. Sie werden bei der Beauftragung angefordert, nicht beim Aufbau.
Wie viel Strom braucht eine Veranstaltung und was tun, wenn die Finca ihn nicht hat?
Eine Hochzeit mit zweihundert Gästen mit Ton, dekorativer Beleuchtung und Tanzflächenlicht bewegt sich in der Größenordnung von 15 bis 25 kW Spitzenlast, dazu kommt das Catering, das meist der hungrigste Teil des ganzen Aufbaus ist: Regeneriergeräte und Kühlzellen ziehen mühelos mehr als Ton und Licht zusammen. Viele mallorquinische Fincas haben einen einphasigen Hausanschluss mit 25 oder 30 A, also rund 5,5 bis 6,6 kW nutzbar — das reicht nicht. Dann gibt es zwei Wege: ein schallgedämmtes Stromaggregat mit Reserve dimensionieren, oder die Veranstaltung zwischen Hausanschluss und Aggregat aufteilen und den Ton auf die sauberste Leitung legen. Was nie funktioniert, ist das Vertrauen in ein „hier war immer genug Strom da“ ohne Messung mit der Stromzange.
Kann man am selben Tag aufbauen oder braucht man den Vortag?
Bis zweihundertfünfzig Gäste, ohne erhöhte Strukturen und mit guter Zufahrt ist der Aufbau am selben Tag morgens der Normalfall und funktioniert. Darüber hinaus, oder sobald Line-Array-Türme, eine Modulbühne, hängendes Traversenwerk, eine Künstlerprobe oder ein Zelt ins Spiel kommen, teilt sich der Aufbau auf zwei Tage: Struktur und Strom am Vortag, Ton, Licht und Einmessen am Veranstaltungstag. Der Faktor, der am häufigsten zum Vortag zwingt, ist nicht die Materialmenge, sondern das Zusammentreffen der Gewerke: wenn Zelt, Bühne, Dekoration, Floristik und Catering am selben Tag in denselben Innenhof müssen, passen sie nicht hinein — und dann bauen alle schlecht und spät auf.
Was passiert, wenn es am Veranstaltungstag regnet oder windig ist?
Über das Ergebnis entscheidet nicht das Wetter, sondern der Zeitpunkt der Entscheidung. Für jede Veranstaltung im Freien legen wir vertraglich eine Entscheidungszeit fest — üblicherweise vier bis sechs Stunden vor Eintreffen der Gäste —, zu der mit der Vorhersage in der Hand Plan A oder Plan B gewählt wird, und diese Entscheidung wird danach nicht mehr aufgerollt. Wind ist restriktiver als Regen: Hubtürme und Traversen haben eine vom Hersteller angegebene maximale Windgeschwindigkeit, und oberhalb davon wird abgelastet, nicht diskutiert. Auf Mallorca sind der nachmittägliche Embat und die Tramuntana-Böen fast tagesgenau vorhersehbar, also gehören sie zur Aufbauplanung und nicht zur Improvisation.
Wann wird abgebaut und wer entscheidet das?
Das legen die Genehmigung der Location und der Vertrag fest, nicht die Stimmung auf der Feier, und es gehört mit zwei getrennten Zeiten schriftlich fixiert: Musikschluss und Räumung des Geländes. Dazwischen muss echter Spielraum liegen — bei einer Finca-Hochzeit zwei bis drei Stunden —, denn der nächtliche Abbau ist die Phase mit den meisten Zwischenfällen: Müdigkeit, wenig Licht, noch anwesende Gäste und Zeitdruck. Manche Locations verlangen die Räumung noch in derselben Nacht, andere erlauben das Material bis zum nächsten Morgen stehen zu lassen, und das verändert Preis und Personalzahl. Es gehört zu den drei, vier Fragen, die man der Location stellen sollte, bevor man irgendetwas unterschreibt.

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